Du redest nicht mit deinem Computer, du redest mit einem Menschen
Bislang war der Computer eine Art Schreibmaschine, ein Bestellzettel oder ein Spielzeug und wenn wir mit ihm kommunizierten, taten wir das lediglich, wenn er nicht das zu machen schien, was wir von ihm verlangten. Doch nun ist der Computer in Kombination mit Kamera und Mikrofon ein Medium für die mehrdimensionale Kommunikation geworden. Das allerdings, hat der Homo Sapiens teilweise noch nicht realisiert.
Der Mensch ist ein soziales Wesen, ausgestattet mit feinen Antennen für die nonverbalen Signale seines Gegenübers. Wie du negative Eindrücke vermeidest und eine professionelle Videokonferenz führst, erfährst du in unseren Profi-Tipps!
Zunächst schauen wir uns die Struktur der professionellen Videokonferenz an:
Zwei unterschiedliche Ebenen kommunizieren auf jeweils vier Kanälen.
Die zwei Ebenen sind die klassische Büroumgebung oder das Homeoffice.
Die vier Kanäle sind Technik, Hintergrund, Erscheinung, Körpersprache.
Auf jedem dieser Kanäle kommuniziert alles was sichtbar und hörbar ist und vieles von dem wir meinen, was genau das nicht ist.
Im Folgenden arbeiten wir die Kanäle ab und unterscheiden die beiden Ebenen.
Die Technik – Vorbereitung ist das halbe Leben
Teste die Kamera und das entstehende Bild vor der ersten Konferenz und mach dich
frühzeitig mit den Details des Programms vertraut.
Mikrofone, Headsets sollten gepaart, installiert und funktionsfähig sein und einen vollen Akku haben.
GO – Zeige dich von deiner besten Vorderseite
Arbeite mit einer externen Webcam, achte unbedingt auf deren frontale oder nur leicht
seitliche Platzierung.
NO GO – Die falsche Platzierung der Webcam
Ein Kamerabild, das dich von seitlich unten einfängt und hauptsächlich deine kalte Schulter in den
Vordergrund rückt, ist mehr als unvorteilhaft.
Internetverbindung
GO – Man muss sich nur zu helfen wissen
Kommuniziere ggf. mit deinem Arbeitgeber, dass dein Equipment überholungsbedürftig ist.
Schließlich ist es auch in seinem Interesse, dass du ihn gut repräsentierst. Arbeite selbstständig, denke darüber nach, ob es sich lohnen könnte, in neue Hardware zu investieren. Ist deine Internetverbindung schlecht, denke über einen Anbieterwechsel oder ein Upgrade der Leistung deiner Verbindung nach.
NO GO – ständiger Ausfall der Ton- und Bildübertragung
Tipp: Falls du erfahrungsgemäß eine instabile Internetverbindung hast, wähle dich
telefonisch in den Call ein. Wenn der Ton konstant gute Qualität hat, ist es nicht so schlimm
wenn das Bild mal weg ist oder hängt. Außerdem ist es ratsam, alle anderen WLAN-Endgeräte
in deinem Haushalt auszuschalten.
Der Hintergrund – Auch dein Hintergrund kommuniziert
Der Hintergrund des Videocalls nimmt den größten Teil des Bildes ein und er wird gescannt und
bewertet! Womit vertreibst du dir die Zeit in einer Konferenz, wenn dich das behandelte Thema gerade nicht fordert!?
Im vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Büro mit bestenfalls weiß gestrichener Raufaser bist du auf der neutral sicheren Seite.
GO – Schaffe dir ein repräsentatives Umfeld…
…und achten auf Ordnung und Sauberkeit. Denke an den Eindruck, den du vermitteln möchtest und gestalte deinen Hintergrund zum Beispiel mit einem Whiteboard, Zertifikaten oder dem Firmenlogo.
NO GO – Nimm Abstand von digitalen Hintergründen!
Diese wirken unpersönlich. Man gibt seinem Gegenüber unweigerlich das Gefühl etwas zu verbergen.
Ausnahme: Personalisierte Spezial-Hintergründe z.B. mit den Themen des Videocalls in Form einer Pinnwand o.ä. Dann allerdings wenig gestikulieren und keine ruckartigen Bewegungen machen.
Lichtverhältnisse
GO – Generell gilt – Licht von vorn!
Teste am besten vor dem Videocall, welcher Ort für die entsprechende Tageszeit am besten
geeignet ist. Wer während der dunklen Jahreszeit öfter Videocalls ab 17 Uhr führt, sollte über die
Anschaffung geeigneter Leuchtmittel nachdenken. Auch hier gilt: Rücke dich in das beste Licht, sodass man dich gut erkennen kann.
NO GO – Licht von hinten
Mit einem Fenster oder einer anderen Lichtquelle im Hintergrund sieht man nur deine Umrisse und dein Gegenüber hat Schwierigkeiten deine Mimik zu lesen.
Die Erscheinung – Kleider machen Leute
Befindest du dich im Büro, erfülle alle Kleidungsvorschriften, die professionelle Kommunikation erfordern.
Befindest du dich im Home-Office, achte auf einen repräsentativen Dresscode und überlege dir, wie du wirken willst.
GO – Kleide dich entsprechend und achten auf ein gepflegtes, professionelles
Äußeres.
Stell dir vor, wie du zu einem wichtigen Meeting oder zu einem Vorstellungsgespräch gehen würdest.
Die Devise lautet: Dem Anlass angemessen kleiden, wohlfühlen und positiv wirken.
NO GO – Sonnenbrillen, Kopfbedeckungen und Co.
Verzichte auf Kopfbedeckungen und Sonnenbrillen. Ein knittriges Hemd sieht durch die Kamera genauso schluderig aus, als würde man sich persönlich gegenüberstehen.
Es kann immer einen Grund geben aufzustehen. Aus diesem Grund, ist auch eine (passende)
Bekleidung der unteren Körperhälfte ratsam.
NO GO – Nebenbeschäftigungen
Auch wenn es für dich vielleicht nur eine schnell beantwortete E-Mail oder ein paar Klicks durch einen Online-Shop sind – für alle Teilnehmer deines Videocalls vermitteln solche Nebenhandlungen
Desinteresse. Das Klicken der Maus oder der Tastaturanschläge ist außerdem gut zu hören und stört die Konzentration und Kommunikation.
Deswegen: Stelle alle Handlungen ein, die nichts mit dem Thema deines Videocalls zu tun haben.
Die Körpersprache – Kontrolle ist alles
Dieser Kanal der nonverbalen Kommunikation ist unabhängig von Büro oder Homeoffice.
Nur weil dir ein Bildschirm gegenübersteht, heißt es nicht, dass dir kein Mensch gegenübersitzt.
GO – Kontrolle und Augenkontakt
Achte auf die Grundregeln des normalen Gesprächs und vermeide jegliche
Übersprungshandlungen und extreme Gesten. Du wirst beobachtet!
Angewohnheiten, denen du unbewusst nachgehst wenn du ohne eingeschaltete Kamera am
Computer sitzt, sind zu vermeiden.
Augenkontakt im direkten Gespräch stelle ich nur darüber her, indem ich in die Kamera schaue. Blicke ich stattdessen auf das Bild des Gegenüber, verlasse ich diese Kommunikationsebene.
Es wird eine Frage der Zukunft sein, ob die Menschen in der Videokonferenz das akzeptieren,
aber wer diesen Kniff beherrscht, ist im Vorteil!
NO GO – Unaufmerksamkeit
Egal ob es dir unter den Nägeln brennt, deine Tastatur zu desinfizieren, endlich mal wieder auf Ihrem Handy die Urlaubsfotos von vor 3 Jahren durchzuschauen oder der Schreibtisch jetzt mal aufgeräumt werden könnte – lass es sein und halte durch. Ist der Call vorbei, kannst du dich uneingeschränkt diesen Tätigkeiten widmen. Während des Calls sind sie ein NO GO.
Außerdem wichtig…
Unruhefaktoren vermeiden
Hast du Kinder, einen Partner im Home-Office oder Kurzarbeit, einen temperamentvollen Hund oder alles zusammen?
Dann sei gut vorbereitet und sorge dafür, dass du bestenfalls so wenig wie möglich „gestört“ wirst. Stille im Voraus individuelle Bedürfnisse und sag allen Bescheid, dass
im Arbeitszimmer jetzt für eine bestimmte Zeit Ruhe zu herrschen hat. Klebe vorsichtshalber einen Zettel „Videokonferenz bitte Ruhe“ an die Tür.
Und wenn doch mal was nicht nach Plan läuft, reagiere souverän. Auch dein Gegenüber kennt mit Sicherheit ähnliche Situationen.
Ordnung in der Umgebung – Ordnung im Kopf
Wir erinnern uns an den Satz:
„Auf jedem dieser Kanäle kommuniziert alles was sichtbar und hörbar ist aber auch vieles von dem wir meinen, was genau das nicht ist.“
Auch Unordnung im Hintergrund hat Einfluss auf unser Verhalten. Ist die nicht sichtbare Umgebung des Videocalls geprägt von den Hinterlassenschaften der letzten Nacht (schlimmstenfalls Pizzakartons
und/oder Bierkisten), hat auch das Auswirkungen auf unser Verhalten und trägt zu unserer nonverbalen
Kommunikation bei.
Eine aufgeräumte Umgebung sorgt für aufgeräumte Kommunikation auf allen Ebenen.
Der ultimative Tipp zum Schluss!
Eine gute Lektüre über das Thema Körpersprache zu lesen, ist eine große Bereicherung und macht dich bald zum Kommunikations- und Videocall-Profi!
