Die erfolgreiche Videokonferenz: Profi-Tipps für Ihren starken Auftritt

Beitragsbild: Videokonferenz
Diente Videotelefonie bislang der Kontaktaufnahme mit den Lieben in der Welt, nimmt sie seit Corona auch in unserem Berufsleben immer mehr Platz ein.

Die Klassiker des nicht klimatisierten Tagungsraumes wie Belegte Mohnbrötchen, Wasser mit Kohlensäure und lauwarmer Pumpkannen-Kaffee gehören nun der Vergangenheit an. Statt langer und beschwerlicher Anreisen treffen wir uns bequem zum Austausch im Online-Meeting und das immer häufiger im Homeoffice. Doch genau hier liegen einige Fallstricke.

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Inhaltsverzeichnis

Sie reden nicht mit Ihrem Computer, Sie reden mit einem Menschen

Bislang war der Computer eine Art Schreibmaschine, ein Bestellzettel oder ein Spielzeug und wenn wir mit ihm kommunizierten, taten wir das lediglich, wenn er nicht das zu machen schien, was wir von ihm verlangten. Doch nun ist der Computer in Kombination mit Kamera und Mikrofon ein Medium für die mehrdimensionale Kommunikation geworden. Das allerdings, hat der Homo Sapiens teilweise noch nicht realisiert. 

Der Mensch ist ein soziales Wesen, ausgestattet mit feinen Antennen für die nonverbalen Signale seines Gegenübers. Wie sie negative Eindrücke vermeiden und eine professionelle Videokonferenz führen, erfahren Sie in unseren Profi-Tipps!

Zunächst schauen wir uns die Struktur der professionellen Videokonferenz an:
Zwei unterschiedliche Ebenen kommunizieren auf jeweils vier Kanälen.
Die zwei Ebenen sind die klassische Büroumgebung oder das Homeoffice.
Die vier Kanäle sind Technik, Hintergrund, Erscheinung, Körpersprache.

Auf jedem dieser Kanäle kommuniziert alles was sichtbar und hörbar ist und vieles von dem wir meinen, was genau das nicht ist.

Im Folgenden arbeiten wir die Kanäle ab und unterscheiden die beiden Ebenen.

Die Technik – Vorbereitung ist das halbe Leben

Testen Sie die Kamera und das entstehende Bild vor der ersten Konferenz und machen Sie sich
frühzeitig mit den Details des Programms vertraut.
Mikrofone, Headsets sollten gepaart, installiert und funktionsfähig sein und einen vollen Akku haben.

GO – Zeigen Sie sich von Ihrer besten Vorderseite
Arbeiten Sie mit einer externen Webcam, achten Sie unbedingt auf deren frontale oder nur leicht
seitliche Platzierung.

NO GO – Die falsche Platzierung der Webcam
Ein Kamerabild, das Sie von seitlich unten einfängt und hauptsächlich Ihre kalte Schulter in den
Vordergrund rückt, ist mehr als unvorteilhaft.

Internetverbindung

GO – Man muss sich nur zu helfen wissen
Kommunizieren Sie ggf. mit Ihrem Arbeitgeber, dass Ihr Equipment überholungsbedürftig ist.
Schließlich ist es auch in seinem Interesse, dass sie ihn gut repräsentieren. Arbeiten Sie selbstständig, denken Sie darüber nach, ob es sich lohnen könnte, in neue Hardware zu investieren. Ist Ihre Internetverbindung schlecht, denken Sie über einen Anbieterwechsel nach oder upgraden Sie die Leistung Ihrer Verbindung.

NO GO – ständiger Ausfall der Ton- und Bildübertragung
Tipp: Falls Sie erfahrungsgemäß eine instabile Internetverbindung haben, wählen Sie sich
telefonisch in den Call ein. Wenn der Ton konstant gute Qualität hat, ist es nicht so schlimm
wenn das Bild mal weg ist oder hängt. Außerdem ist es ratsam, alle anderen WLAN-Endgeräte
in Ihrem Haushalt auszuschalten.

Der Hintergrund – Auch Ihr Hintergrund kommuniziert

Der Hintergrund des Videocalls nimmt den größten Teil des Bildes ein und er wird gescannt und
bewertet! Womit vertreiben Sie sich die Zeit in einer Konferenz, wenn Sie das behandelte Thema gerade nicht fordert!?

Im vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Büro mit bestenfalls weiß gestrichener Raufaser sind Sie auf der neutral sicheren Seite.

GO – Schaffen Sie sich ein repräsentatives Umfeld…
…und achten auf Ordnung und Sauberkeit. Denken Sie an den Eindruck, den Sie vermitteln möchten und gestalten Ihren Hintergrund zum Beispiel mit einem Whiteboard, Zertifikaten oder dem Firmenlogo.

NO GO – Nehmen Sie Abstand von digitalen Hintergründen!
Diese wirken unpersönlich. Man gibt seinem Gegenüber unweigerlich das Gefühl etwas zu verbergen.
Ausnahme: Personalisierte Spezial-Hintergründe z.B. mit den Themen des Videocalls in Form einer Pinnwand o.ä. Dann allerdings wenig gestikulieren und keine ruckartigen Bewegungen machen.

Lichtverhältnisse

GO – Generell gilt – Licht von vorn!
Testen Sie am besten vor dem Videocall, welcher Ort für die entsprechende Tageszeit am besten
geeignet ist. Wer während der dunklen Jahreszeit öfter Videocalls ab 17 Uhr führt, sollte über die
Anschaffung geeigneter Leuchtmittel nachdenken. Auch hier gilt: Rücken Sie sich in das beste Licht, sodass man Sie gut erkennen kann.

NO GO – Licht von hinten
Mit einem Fenster oder einer anderen Lichtquelle im Hintergrund sieht man nur Ihre Umrisse und Ihr Gegenüber hat Schwierigkeiten Ihre Mimik zu lesen.

Die Erscheinung – Kleider machen Leute

Befinden Sie sich im Büro, erfüllen Sie alle Kleidungsvorschriften, die professionelle Kommunikation erfordern.
Befinden Sie sich im Home-Office, achten Sie auf einen repräsentativen Dresscode und überlegen Sie sich, wie Sie wirken wollen.

GO – Kleiden Sie sich entsprechend und achten auf ein gepflegtes, professionelles
Äußeres.
Stellen Sie sich vor, wie Sie zu einem wichtigen Meeting oder zu einem Vorstellungsgespräch gehen würden.
Die Devise lautet: Dem Anlass angemessen kleiden, wohlfühlen und positiv wirken.

NO GO – Sonnenbrillen, Kopfbedeckungen und Co.
Verzichten Sie auf Kopfbedeckungen und Sonnenbrillen. Ein knittriges Hemd sieht durch die Kamera genauso schluderig aus, als würde man sich persönlich gegenüberstehen.
Es kann immer einen Grund geben aufzustehen. Aus diesem Grund, ist auch eine (passende)
Bekleidung der unteren Körperhälfte ratsam.

NO GO – Nebenbeschäftigungen
Auch wenn es für Sie vielleicht nur eine schnell beantwortete E-Mail oder ein paar Klicks durch einen Online-Shop sind – für alle Teilnehmer Ihres Videocalls vermitteln solche Nebenhandlungen
Desinteresse. Das Klicken der Maus oder der Tastaturanschläge ist außerdem gut zu hören und stört die Konzentration und Kommunikation.
Deswegen: Stellen Sie alle Handlungen ein, die nichts mit dem Thema Ihres Videocalls zu tun haben.

Die Körpersprache – Kontrolle ist alles

Dieser Kanal der nonverbalen Kommunikation ist unabhängig von Büro oder Homeoffice.
Nur weil Ihnen ein Bildschirm gegenübersteht, heißt es nicht, dass Ihnen kein Mensch gegenübersitzt.

GO – Kontrolle und Augenkontakt
Achten Sie auf die Grundregeln des normalen Gesprächs und vermeiden Sie jegliche
Übersprungshandlungen und extreme Gesten. Sie werden beobachtet!
Angewohnheiten, denen Sie unbewusst nachgehen wenn Sie ohne eingeschaltete Kamera am
Computer sitzen, sind zu vermeiden.

Augenkontakt im direkten Gespräch stelle ich nur darüber her, indem ich in die Kamera schaue. Blicke ich stattdessen auf das Bild des Gegenüber, verlasse ich diese Kommunikationsebene.
Es wird eine Frage der Zukunft sein, ob die Menschen in der Videokonferenz das akzeptieren,
aber wer diesen Kniff beherrscht, ist im Vorteil!

NO GO – Unaufmerksamkeit
Egal ob es Ihnen unter den Nägeln brennt, ihre Tastatur zu desinfizieren, endlich mal wieder auf Ihrem Handy die Urlaubsfotos von vor 3 Jahren durchzuschauen oder der Schreibtisch jetzt mal aufgeräumt werden könnte – lassen Sie es sein und halten Sie durch. Ist der Call vorbei, können Sie sich uneingeschränkt diesen Tätigkeiten widmen. Während des Calls sind sie ein NO GO.


Außerdem wichtig…

Unruhefaktoren vermeiden

Haben Sie Kinder, einen Partner im Home-Office oder Kurzarbeit, einen temperamentvollen Hund oder alles zusammen?
Dann seien Sie gut vorbereitet und sorgen dafür, dass Sie bestenfalls so wenig wie möglich „gestört“ werden. Stillen Sie im Voraus individuelle Bedürfnisse und sagen allen Bescheid, dass
im Arbeitszimmer jetzt für eine bestimmte Zeit Ruhe zu herrschen hat. Kleben Sie vorsichtshalber einen Zettel „Videokonferenz bitte Ruhe“ an die Tür.
Und wenn doch mal was nicht nach Plan läuft, reagieren Sie souverän. Auch Ihr Gegenüber kennt mit Sicherheit ähnliche Situationen.

Ordnung in der Umgebung – Ordnung im Kopf

Wir erinnern uns an den Satz:
„Auf jedem dieser Kanäle kommuniziert alles was sichtbar und hörbar ist aber auch vieles von dem wir meinen, was genau das nicht ist.“

Auch Unordnung im Hintergrund hat Einfluss auf unser Verhalten. Ist die nicht sichtbare Umgebung des Videocalls geprägt von den Hinterlassenschaften der letzten Nacht (schlimmstenfalls Pizzakartons
und/oder Bierkisten), hat auch das Auswirkungen auf unser Verhalten und trägt zu unserer nonverbalen
Kommunikation bei.

Eine aufgeräumte Umgebung sorgt für aufgeräumte Kommunikation auf allen Ebenen.

Der ultimative Tipp zum Schluss!
Eine gute Lektüre über das Thema Körpersprache zu lesen, ist eine große Bereicherung und macht Sie bald zum Kommunikations- und Videocall-Profi!

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