Softwareentwicklung

Kundenportal erstellen lassen

Deine Kunden sehen Dokumente, Ersatzteile und den Stand ihrer Aufträge selbst, statt im Innendienst anzurufen. Eine auslieferbare erste Version entsteht in etwa zwei Monaten. Womit sie anfängt, entscheidet die Auskunft, die Dein Innendienst am häufigsten von Hand gibt.

Gespräch anfragen
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Was Deine Kunden selbst erledigen

Dokumente ohne Nachfrage

Betriebsanleitung, Zeichnung, Prüfprotokoll und Konformitätserklärung hängen an der Maschine, die Dein Kunde tatsächlich hat, und nicht an einer Suchmaske über den ganzen Bestand. Woher die Dateien kommen, klären wir vorher: Dokumentenablage, Dateiserver oder ERP.

Ersatzteile nachbestellen

Der Kunde findet das Teil über seine Maschinen- oder Seriennummer und legt es in den Warenkorb, statt im Katalog zu raten. Verfügbarkeit und sein eigener Preis kommen aus dem ERP und nicht aus einer gepflegten Kopie.

Auftragsstatus und Historie

Wo der Auftrag steht, wann geliefert wird und was vor zwei Jahren bestellt wurde: Diese drei Auskünfte gibt Dein Innendienst heute am Telefon. Im Portal stehen sie, sobald der Status aus Deinem ERP kommt.

Serviceanfragen mit Vorgeschichte

Eine Störung meldet Dein Kunde mit Maschine, Foto und Fehlercode statt in einer freien E-Mail. Der Vorgang läuft in Deinem Ticketsystem weiter, und beide Seiten sehen denselben Stand.

Maschinen- und Anlagendaten

Jede ausgelieferte Maschine bekommt eine eigene Seite: Konfiguration, Baujahr, verbaute Optionen, fällige Wartungen. Das zieht sich aus Deiner Auslieferungshistorie, aus dem ERP oder einer gepflegten Liste, und ist die Klammer, an der Dokumente, Ersatzteile und Tickets hängen.

Dokumente ohne Nachfrage: Ein Monitor auf einem Werkstattschreibtisch zeigt die Seite einer einzelnen Maschine: oben eine Karte mit der Abbildung einer Werkzeugmaschine und daneben Beschriftungsbalken ohne Text, darunter vier Dokumentenzeilen mit Dateisymbol, die zweite cyan hervorgehoben. Vor dem Monitor liegen eine Tastatur und ein aufgeschlagener Ringordner mit Registerreitern, dessen Seite eine technische Zeichnung trägt.Ersatzteile nachbestellen: Bildschirmansicht einer Ersatzteilliste: vier Zeilen untereinander, jede mit einem quadratischen Vorschaufeld links, zwei Beschriftungsbalken in der Mitte und rechts einem kurzen Balken und einem runden Punkt. Die zweite Zeile ist cyan hinterlegt, ihr Punkt leuchtet. Im unscharfen Vordergrund steht ein metallenes Lagergehäuse auf der Tischplatte.Auftragsstatus und Historie: Ein Monitor auf einem Schreibtisch, im Hintergrund ein Regal mit Aktenordnern. Auf dem Bildschirm oben eine waagerechte Linie mit vier Stationspunkten, die ersten drei cyan und der dritte ausgefüllt, der vierte grau; unter jedem Punkt ein Beschriftungsbalken ohne Text. Darunter eine Tabelle mit Kopfzeile und sechs Zeilen, links je ein breiter Balken, rechts zwei schmale Spalten. Davor auf der Tischplatte ein Klemmbrett mit leerem Formularraster und daneben ein mehrere Zentimeter hoher Stapel gelochter Durchschlagformulare.Serviceanfragen mit Vorgeschichte: Über die Schulter aufgenommen: Zwei Hände halten ein Tablet, von der Person ist nur der Arm zu sehen. Darauf ein Meldeformular mit einem gefüllten Feld, einem leeren Feld mit cyanem Rahmen und dem angehängten Foto eines metallenen Bauteils mit Welle und Flansch. Rechts auf der Werkbank ein aufgeschlagenes Papierdokument, im Hintergrund unscharf eine dunkle Halle mit Werkzeugmaschinen.Maschinen- und Anlagendaten: Ein Monitor auf einem Schreibtisch zeigt die Übersichtsseite einer Anlage: links das Foto einer Produktionsmaschine in einer Werkhalle, rechts daneben zwei Spalten aus kurzen Balken ohne Text. Darunter drei gleich große Kacheln mit Konturicons, ein Blatt, ein Zahnrad und eine Sprechblase; die mittlere ist cyan umrandet. Vor der Tastatur liegt ein dunkel eloxiertes Typenschild, vier versenkte Schrauben an den Ecken, die eingravierten Beschriftungsfelder leer.KI-generiertes Bild

Wie wir arbeiten

  1. Woche 1 bis 2

    Den häufigsten Anruf finden

    Wir sehen uns an, wofür Innendienst und Service heute angerufen werden und in welchen Systemen die Antworten stehen. Daraus entsteht die Reihenfolge der Bausteine, statt dass alle fünf gleichzeitig anfangen.

    Ergebnis Eine begründete Reihenfolge und die Liste der Systeme, an die wir gehen

  2. Woche 3 bis 4

    Anmeldung und Kundenakte

    Login, Rechte und die Zuordnung, wer welche Maschine sehen darf. Ab hier kannst Du Dich mit einem echten Kundenkonto anmelden, und der Stand ist täglich in Deinem Repository einsehbar.

    Ergebnis Ein Zugang, den Du selbst benutzen kannst

  3. Woche 5 bis 8

    Der erste Baustein an echten Daten

    Der Baustein aus Schritt eins geht an Deinen echten Datenbestand, meist Dokumente oder Auftragsstatus. Ob der Termin hält, entscheidet sich hier: Was heute keiner Maschine zugeordnet ist, muss zugeordnet werden, bevor es im Portal steht. Tests und Betriebsdokumentation gehen jede Woche mit ins Repository.

    Ergebnis Eine Version, die an Deine Kunden gehen kann

  4. ab Woche 9

    Ausbau nach Bedarf

    Die übrigen Bausteine, Rechte für Händler und Niederlassungen, Mehrsprachigkeit, tiefere ERP-Anbindung. Die Entscheidung fällt monatlich, es gibt keine Restlaufzeit.

Was das kostet

ab 12.000 Eurozwei Monate Entwicklungskapazität zum Einstiegssatz von 6.000 Euro pro Monat, bis zur ersten auslieferbaren Version
  • Wir verkaufen keinen Festpreis nach monatelanger Spezifikation, sondern Entwicklung im Monatstakt: Du bindest Dich immer nur für einen Monat und entscheidest danach neu. Kündigst Du, ist der laufende Monat der letzte, den Du zahlst. Die kurze Bindung begrenzt, was danach noch kommt: Wer nach drei Monaten aufhört, hat drei Monatssätze bezahlt.
  • Den Aufwand treibt vor allem, woran das Portal angebunden wird. Gibt es für Artikel, Preise und Aufträge eine dokumentierte Schnittstelle, bleibt der Posten überschaubar; muss erst eine Zwischenschicht gebaut werden, wird er der größte Einzelposten. Gleich danach kommt der Stand Deiner Daten: Dokumente ohne Maschinenzuordnung, Positionsnummern ohne Artikelnummer, Bezeichnungen, unter denen niemand sucht. Diese Arbeit fällt vor dem Portal an und dauert häufig länger als die Oberfläche. Erst danach kommen die Zahl der Bausteine und die Rechte für Händler und Niederlassungen.
  • Der Einstiegssatz kauft pro Monat die Arbeitszeit einer Vollzeitstelle, verteilt auf mehrere Köpfe: Architektur, Oberfläche, Programmierung, Test und Sicherheit übernimmt jeweils, wer sich damit auskennt. Wer mehr Kapazität abruft, zahlt entsprechend mehr. Es steigt der Monatsbetrag, nicht die Laufzeit.
  • Wie sich ein einzelner Baustein rechnet, steht im Ratgeber zum Ersatzteilportal.
Ein aufgeräumter Innendienst-Arbeitsplatz von der Seite: links ein Telefon mit aufgelegtem Hörer, dahinter zwei Monitore. Der linke zeigt eine Tabelle mit einer cyan hervorgehobenen Zeile, der rechte eine Reihe Balken und darunter eine Linienkurve. In der Mitte der Tischplatte liegt ein cyanfarbener Lichtfleck auf leerer Fläche, rechts daneben ein geschlossener Notizblock im grauen Licht der Monitore. Am rechten Bildrand steht ein leerer Bürostuhl, im Hintergrund läuft eine Werkhalle unscharf aus.KI-generiertes Bild

Ein Portal mit Login betreiben wir selbst

FIETE, unser eigenes CRM-Portal

FIETE ist kein Herstellerportal, sondern das CRM-Portal, in dem unsere Vertriebskunden ihre Termine, Gespräche und Kennzahlen sehen. Die Anmeldung läuft über einen Link aus der E-Mail, ohne Passwort, und jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Wir betreiben es selbst, und der Zugriff bleibt auch nach Vertragsende bestehen. Was FIETE nicht belegt, ist die Anbindung an ein fremdes ERP: Die Daten darin sind unsere eigenen. Ohne dokumentierte Schnittstelle wird sie der größte Posten.

FIETE ansehen

Ein Kundenportal für einen Hersteller steht hier noch nicht, deshalb belegen wir mit dem, was von uns selbst läuft.

Was Du mitbringen musst

  • Zugang zu Deinem ERP

    oder die Auskunft, ob es eine Schnittstelle gibt und wer sie kennt

  • Deine Dokumente in einem Stand, den Du zeigen willst

    Anleitungen, Zeichnungen, Protokolle, jeweils der Maschine zugeordnet

  • Jemanden aus Innendienst oder Service

    der weiß, wofür Kunden heute wirklich anrufen

  • Ein festes Zeitfenster pro Woche

    mit jemandem, der Prozessfragen innerhalb einer Woche entscheidet

Für wen das gemacht ist, und für wen nicht

Passt für Dich
  • Hersteller mit Maschinen im Feld, die über Jahre Dokumente und Ersatzteile brauchen
  • Unternehmen, deren Innendienst täglich dieselben Auskünfte gibt
  • Vertriebe mit Händlern oder Niederlassungen, die eine eigene Sicht auf ihre Kunden brauchen
  • Anbieter mit gepflegtem Artikelstamm im ERP, aus dem sich Preis und Verfügbarkeit ziehen lassen
Passt nicht
  • Wenige Bestandskunden mit kurzem Draht: dort ist der Anruf schneller als jedes Login
  • Standardartikel ohne Bezug zur Maschine: dafür reicht ein Shop
  • Stammdaten, für die niemand ein festes Zeitbudget hat: ein Portal zeigt jede Lücke dem Kunden
  • Ein ERP ohne Schnittstelle und ohne Budget für die Zwischenschicht davor

Häufige Fragen

Bei uns ab 6.000 Euro pro Monat, mit einer auslieferbaren ersten Version nach etwa zwei Monaten, beim Einstiegssatz also ab 12.000 Euro. Den Aufwand treiben die Anbindung an Dein ERP und der Stand Deiner Dokumente und Teiledaten, danach die Zahl der Bausteine und die Rechte für Händler. Wie sich ein einzelner Baustein rechnet, steht am Beispiel des Ersatzteilportals im Maschinenbau.

Das hängt am Baustein. Auftragsstatus, Preise und Verfügbarkeit kommen aus dem ERP, Anleitungen und Zeichnungen aus der Dokumentenablage oder vom Dateiserver, Störungsmeldungen laufen in Dein Ticketsystem, und welche Maschine bei welchem Kunden steht, kommt aus Deiner Auslieferungshistorie. Ein Portal ohne Anbindung ist möglich, dann pflegt jemand dieselben Daten ein zweites Mal von Hand, und dafür gehört eine benannte Person mit festem Zeitbudget in die Rechnung.

Nach zwei Monaten laufen Anmeldung, Rechte und die Kundenakte, dazu der eine Baustein, den Dein Anrufaufkommen nach vorn gestellt hat, an Deinen echten Daten. Die übrigen Bausteine, Rechte für Händler und Niederlassungen, Mehrsprachigkeit und eine tiefere ERP-Anbindung planen wir in den Ausbau ab Woche 9. Welcher Baustein zuerst kommt, schreiben wir vorher auf.

Ein Kundenportal ist ein kundennahes System mit überschaubarer Laufzeit, bei dem die Bedienung mit über den Erfolg entscheidet. Dafür passt eine Agentur, die Technik und Gestaltung im selben Team hat. Ein Softwarehaus ist richtig, wenn das Portal fest im Kernsystem sitzt und über Jahre mit Zusagen zu Reaktionszeit und Vertretung betreut werden muss. Dann sind wir die falsche Adresse, und wir sagen das auch.

Das entscheidet sich an der Anmeldung und an der ersten Auskunft. Wer sich ein Passwort merken muss, um an eine Betriebsanleitung zu kommen, ruft weiter an. Deshalb bauen wir Anmeldung und die häufigste Auskunft zuerst und zählen ab dem ersten Monat mit, wie viele Kunden sie benutzen. Bleibt die Nutzung aus, ist das eine Antwort und kein Grund, weiterzubauen.

Zeig uns, wofür Deine Kunden anrufen

Wir sehen uns die häufigsten Anfragen und Dein ERP an und sagen Dir, welcher Baustein zuerst etwas bringt und was daraus in zwei Monaten werden kann. Dauert 30 Minuten.

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Christian Kaizik Geschäftsführung