KI-generiertes BildAgentur, Softwarehaus oder Freelancer? Laufzeit und Nähe zum Kernsystem entscheiden, nicht die Firmengröße
Ein Softwarehaus passt, wenn ein System über Jahre laufen und gewartet werden muss und im Kern des Betriebs sitzt. Eine Agentur passt bei kundennahen Systemen mit überschaubarer Laufzeit: Portale, Konfiguratoren, Schnittstellen. Ein Freelancer passt für klar abgegrenzte Arbeit an einem bestehenden System. Quer dazu liegt das Liefermodell: Festpreis nach Spezifikation gegen feste Kapazität mit monatlicher Entscheidung.
Agentur, Softwarehaus und Freelancer im Vergleich Drei Modelle, drei verschiedene Risiken
| Modell | Passt bei | Wer arbeitet | Abrechnung | Wo das Risiko liegt |
|---|---|---|---|---|
| Softwarehaus | Kernsystemen, mehrjähriger Wartung, Regulierung | festes Team, Projektleitung, Architektur und Test als eigene Rollen | Festpreis nach Lastenheft, danach Änderungsanträge | Die Spezifikation kostet Monate, und ob es passt, zeigt sich am Ende |
| Agentur | Portalen, Konfiguratoren, Angebotsstrecken, Schnittstellen | kleines Team, mehrere Rollen je Person | Monatssatz oder Tagessatz, teils auch Festpreis | Ohne Festpreis keine Endsumme vorab, und die Pflege danach hängt an wenigen Köpfen |
| Freelancer | abgegrenzter Arbeit an einem System, das schon läuft | eine Person, alle Rollen in einer | Tagessatz oder Stundensatz | Krankheit, Urlaub und ein zweiter Auftraggeber verschieben den Termin |
Basis: eigene Erfahrung als Anbieter in Auswahlverfahren, für Softwarehaus und Freelancer zusätzlich Berichte von Auftraggebern, die vorher so gearbeitet haben. Qualitativ eingeordnet, keine Erhebung. Preisniveaus in Euro stehen hier nicht, weil eine erhobene Zahl nur für Freelancer vorliegt und eine Spalte mit einem belegten und zwei leeren Feldern wie ein Vergleich aussähe; die Zahl und ihre Quelle stehen in den häufigen Fragen. Stand August 2026.
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KI-bearbeitetes FotoWann ist ein Softwarehaus die richtige Wahl? Bei Kernsystemen mit mehrjähriger Wartung sind wir die falsche Adresse
Sitzt die Software im Kern des Betriebs und soll sie über Jahre gewartet werden, ist ein Softwarehaus die richtige Wahl, und wir sind es nicht. Der Unterschied ist die Personaldecke: Für Zusagen über Verfügbarkeit und Vertretung braucht es mehrere Leute, die dasselbe System kennen. Ein kleines Team kann das versprechen, halten kann es das im Ernstfall nicht.
Regulierte Umgebungen
Medizintechnik, Luftfahrt, Bahn, Finanzdienstleistung. Zulassung, Audits und Nachweispflichten bestimmen dort den Entwicklungsprozess, und dieser Aufwand liegt neben der Arbeit.
Wartung mit Zusagen im Vertrag
Reaktionszeit in Stunden, Rufbereitschaft am Wochenende, ein Vertreter für jede Rolle. Solche Zusagen kosten laufend Geld, auch wenn nichts passiert.
Große Teams parallel
Sollen zehn oder mehr Entwickler gleichzeitig an einem System arbeiten, braucht es die Zwischenebene, die kleine Anbieter einsparen. Ohne sie kollidiert die Arbeit.
Führende Kernsysteme
ERP, Warenwirtschaft, Produktionssteuerung. Fällt das System aus, steht der Betrieb. Das verlangt Bereitschaftsdienst und mehrere Leute, die dasselbe System kennen.
Wann passt eine Agentur besser? An den Rändern: Portale, Konfiguratoren, Schnittstellen
Eine Agentur passt, wo Software auf Kunden trifft und die Laufzeit überschaubar ist: Portale, Produktkonfiguratoren, Angebotsstrecken, Schnittstellen zwischen Systemen, die miteinander reden sollen. Dort entscheidet neben der Technik, ob Vertrieb und Kunden die Oberfläche tatsächlich benutzen, und dafür gehört Gestaltung ins Team und nicht in die Zulieferung. Solche Projekte dauern Wochen bis Monate, nicht Jahre.
Der zweite Fall ist Arbeit, die zwischen zwei Anbietern liegt: eine Schnittstelle vom ERP zum Shop, eine Angebotsstrecke, die aus Preislisten rechnet. Für ein Softwarehaus zu klein, für eine Person zu breit. Wie so ein Projekt bei uns aussieht, steht auf der Seite zum Produktkonfigurator.
Festpreis oder feste Kapazität: was ist der Unterschied? Festpreis heißt Endsumme ohne Zwischenstand, Kapazität heißt Zwischenstand ohne Endsumme
Beide Modelle gibt es bei allen drei Anbietertypen, ein Softwarehaus mit Kapazitätsvertrag und eine Agentur mit Festpreis sind keine Seltenheit. Modell eins: Spezifikation, Lastenheft, Festpreis, Abnahme am Ende. Modell zwei: feste Entwicklungskapazität pro Monat, früh klickbare Zwischenstände, Entscheidung über die Fortsetzung monatlich. Beide sind vertretbar, und beide haben einen Preis, der nicht im Angebot steht.
- Der Umfang steht fest und ändert sich unterwegs nicht.
- Das Budget muss vorab genehmigt werden, mit einer Endsumme.
- Im Haus ist niemand, der wöchentlich mitentscheiden kann.
- Der Umfang wird sich unterwegs ändern, das ist absehbar.
- Das Budget lässt sich monatlich freigeben, ohne Endsumme im Voraus.
- Eine Person kann wöchentlich entscheiden und Auskunft geben.
Der Preis des Festpreises ist die Spezifikationsphase. Sie kostet Monate, in denen nichts Benutzbares entsteht, und trifft die Wirklichkeit nur teilweise, weil Menschen ihre eigenen Prozesse schlecht beschreiben. Jede Abweichung danach läuft über Änderungsanträge, und dort verliert ein Festpreis seine Sicherheit.
Der Preis des Kapazitätsmodells ist unbequemer, deshalb ausdrücklich: Du bekommst vorab keine Endsumme. Wer eine Investitionsfreigabe über einen festen Betrag braucht, bekommt sie aus diesem Modell nicht. Und es verlangt laufende Beteiligung: ohne entscheidungsfähigen Ansprechpartner mit wöchentlichem Zeitfenster bleiben Rückfragen liegen, und dann liefert es weniger als ein Festpreisprojekt.
Unser eigenes Angebot ist die zweite Sorte: feste Entwicklungskapazität ab 6.000 Euro pro Monat, monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit, eine erste auslieferbare Version nach etwa zwei Monaten. Der Einstiegssatz kauft die Arbeitszeit einer Vollzeitstelle, verteilt auf mehrere Köpfe: Architektur, Oberfläche, Programmierung, Test und Sicherheit übernimmt jeweils, wer sich damit auskennt. Kein gestellter Entwickler also, sondern ein Team, das sich seine Arbeit selbst einteilt. In dem Betrag steckt kein Account Management und keine Zwischenebene, die Anforderungen weiterreicht. Bei zwei Monaten zum Einstiegssatz sind das ab 12.000 Euro, kein Paketpreis. Der Code liegt in Deinem Repository. Kündigst Du, ist der laufende Monat der einzige, den Du noch bezahlst. Die Zeit, die bis dahin vergangen ist, holt das nicht zurück. Wie sich das an einem konkreten Vorhaben rechnet, steht in den Kosten eines Produktkonfigurators.
KI-generiertes BildWann reicht ein Freelancer? Für abgegrenzte Arbeit an einem System, das schon läuft
Ein Freelancer ist die richtige Wahl, wenn die Aufgabe klar umrissen ist und jemand im Haus sie fachlich führen kann: eine Schnittstelle, ein Bericht, die Pflege eines bestehenden Systems. Was ein Freelancer nicht mitbringt, ist Vertretung. Fällt er aus, steht das Projekt, und bei einer Anwendung, die im Betrieb läuft, ist das ein echtes Risiko.
Die zweite Grenze ist die Breite. Ein Projekt, das Technik, Gestaltung und die richtige Reihenfolge gleichzeitig braucht, verlangt drei Kompetenzen. Es gibt Einzelpersonen mit allen drei; unserer Erfahrung nach sind sie selten und selten frei. Wer eine davon zukauft, koordiniert am Ende zwei Dienstleister.
Wie eine Anbieterauswahl abläuft Von der Anforderung bis zur Vergabe sind es vier bis sechs Wochen
Der Ablauf zieht sich über vier bis sechs Wochen, die eigene Arbeit daran steckt fast vollständig in Schritt 1 und in den Gesprächen. Kürzer wird es, wenn die Anforderung schon geschrieben ist.
- Woche 1
Anforderung auf zwei Seiten schreiben
Zwei bis vier Stunden Schreibarbeit: Welches Problem gelöst wird, was nach der ersten Version funktionieren muss, welche Systeme angebunden werden, wer im Haus entscheidet. Ein Lastenheft ist hier verfrüht.
Ergebnis Ein Dokument, das jeden Anbieter dieselbe Frage beantworten lässt.
- Woche 1 bis 2
Markt sichten
Sechs bis zehn Anbieter sammeln, aus Empfehlungen, Suche und Referenzprojekten vergleichbarer Branchen. Danach auf drei kürzen, bewusst mit unterschiedlichen Modellen.
Ergebnis Drei Anbieter, die nicht dasselbe anbieten.
- Woche 2 bis 3
Gespräche führen
Je 30 bis 60 Minuten, in jedem Gespräch dieselben sechs Prüffragen. Wer bauen soll, sollte dabei sein und nicht nur der Vertrieb.
Ergebnis Drei Antworten auf dieselben Fragen, vergleichbar nebeneinander.
- Woche 3 bis 5
Kleine Probeaufgabe vergeben
Statt Angebote zu vergleichen, eine bezahlte Aufgabe von wenigen Tagen vergeben: eine Schnittstelle anzapfen, die drei kniffligsten Regeln aus der Kalkulationsdatei nachbauen. Bietet ein Anbieter nur Festpreis, ist das Gegenstück eine bezahlte Vorstudie mit übergebenem Ergebnis, nicht ein kostenloses Angebot.
Ergebnis Ein Ergebnis, das Du ansehen kannst, und eine Erfahrung, wie die Zusammenarbeit läuft.
- Woche 5 bis 6
Vergeben und starten
Vertrag, Geheimhaltung, Zugänge, Ansprechpartner, erster Termin. Bei einem Kapazitätsmodell fällt die Entscheidung kleiner aus, weil sie monatlich wiederholt wird.
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KI-bearbeitetes FotoWoran erkenne ich einen guten Softwaredienstleister? Die sechs Fragen an jeden Anbieter
Diese sechs Fragen funktionieren bei jedem Anbietertyp. Aufschlussreich ist oft weniger die Antwort als die Bereitschaft, sie ohne Rückfrage zu geben.
- Wem gehört der Code, und ab welchem Zeitpunkt? Möglich sind drei Varianten: Eigentum ab Beginn, Übertragung nach Schlusszahlung, oder ein Nutzungsrecht mit Bausteinen des Anbieters. Entscheidend ist nicht, welche, sondern dass sie vor Vertragsschluss schriftlich steht und Du weißt, was Du bei einem Abbruch in der Hand hast.
- Was passiert, wenn wir nach drei Monaten aufhören? Braucht es dafür eine Übergabephase, ist der Stand bis dahin nicht übernahmefähig. Frag nach, wie lange ein fremder Entwickler bis zum Weiterarbeiten braucht und woran das liegt. Dokumentation und Testabdeckung sind die prüfbare Antwort.
- Wer baut, und wer sitzt heute im Gespräch? Namen, Rollen, und ob Teile an Subunternehmer gehen. Sitzt niemand am Tisch, der selbst entwickelt, bekommst Du alle Antworten aus zweiter Hand.
- Was kostet eine Änderung, die im Angebot nicht steht? Bei Festpreisprojekten entstehen hier die Nachträge. Lass Dir den Weg beschreiben: Wer schätzt, wer genehmigt, und was passiert in der Zwischenzeit.
- Was kaufe ich für einen Monatssatz, gerechnet in Entwicklertagen, und was passiert, wenn nach drei Monaten nichts Auslieferbares steht? Das ist das Gegenstück zur Frage davor, und bei Kapazitätsmodellen die härtere: Es gibt keine Abnahme, an der etwas scheitern könnte. Lass Dir sagen, wie viele Tage im Satz stecken und woran Du schon nach vier Wochen erkennst, dass es nicht läuft.
- Was müssen wir selbst liefern, damit der Termin hält? Wer darauf nichts nennt, hat nicht geplant. Meist sind es Systemzugänge, Testdaten mit echten Werten, dokumentierte Regeln und eine Person, die wöchentlich entscheiden darf.
Woran Du eine schlechte Wahl früh erkennst
Ein Angebot ohne Rückfragen
Wer auf zwei Seiten Anforderung ein Angebot schreibt, ohne nachzufragen, hat ein Standardprodukt im Kopf oder rechnet mit Nachträgen.
Festpreis vor dem Blick in die Daten
Eine Summe für eine Systemanbindung, bevor jemand die Schnittstelle gesehen hat, ist geschätzt und nicht gerechnet.
Referenzen ohne Zahl und Laufzeit
Drei Logos sind keine Referenz. Brauchbar wird sie mit Projektdauer, Umfang und der Frage, ob das System heute noch läuft.
Das Eigentum wird nach hinten verschoben
Wird die Frage nach dem Code auf die Vertragsphase verschoben, ist sie nicht geklärt. Sie lässt sich in einem Satz beantworten.
Wann sich die Anbietersuche noch nicht lohnt Manche Projekte brauchen zuerst eine Entscheidung und keinen Anbieter
Bevor Du Anbieter vergleichst, muss zweierlei feststehen: was das System leisten soll und wer im Haus darüber entscheiden darf. Fehlt das Zweite, verschiebt sich das Projekt bei jedem Anbieter. Und wenn das eigentliche Problem ein Prozess ist, den niemand festlegen will, bildet Software den Streit nur schneller ab. Dann ist die erste Aufgabe eine Entscheidung im eigenen Haus.
- Der Streit im Haus ist nicht entschieden Zwei Abteilungen arbeiten unterschiedlich, beide haben Gründe, und der Anbieter soll die Frage im Projekt lösen. Das kann er nicht. Gebaut wird die Variante, die im letzten Gespräch am lautesten war, und die Abnahme scheitert an der anderen Abteilung.
- Der Betrieb steht in keiner Rechnung Software kostet nach dem Livegang weiter: Hosting, Updates der Bibliotheken, Pflege von Daten und Regeln, und eine Person, die sich zuständig fühlt. Deckt das Budget nur die Umsetzung, fasst das System nach einem Jahr niemand mehr an.
Häufige Fragen
Das ist Vertragssache und nicht vorgegeben, deshalb gehört die Frage ins erste Gespräch. Möglich sind drei Varianten: Eigentum beim Auftraggeber von Anfang an, Übertragung erst nach Zahlung der letzten Rechnung, oder ein Nutzungsrecht am Ergebnis, während Bausteine des Anbieters bei ihm bleiben. Bei Sellerate liegt der Code im Repository des Kunden.
Beim Tagessatz meistens, beim Projektpreis nicht zwangsläufig. Das folgt aus der Zusammensetzung und nicht aus einer Erhebung: Ein Freelancer bezahlt keine zweite Rolle mit; genau diese zweite Rolle fällt dann bei Dir an, als Koordination oder als zweiter Dienstleister. Eine erhobene Marktzahl gibt es nur für eine der drei Seiten: Der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap nennt für Software- und Webentwicklung einen Median von 90 Euro pro Stunde, ermittelt unter 356 Freelancern dieser Fachrichtung, veröffentlicht im Juli 2026. Bei acht Stunden sind das 720 Euro am Tag. Für Agenturen und Softwarehäuser haben wir keine vergleichbare Erhebung gefunden: Was dort kursiert, sind Preisangaben einzelner Anbieter über sich selbst. Den Tagessatz nennt Dir aber jeder Anbieter im ersten Gespräch: Frag ihn in allen drei ab und multipliziere mit Deiner Schätzung der Tage. Der Unterschied entsteht seltener im Satz als in der Zahl der Tage.
Ein Kundenportal ist ein kundennahes System mit überschaubarer Laufzeit, in dem die Bedienung mit über den Erfolg entscheidet. Für diesen Fall passt eine Agentur, die Technik und Gestaltung im selben Team hat. Ein Softwarehaus ist richtig, wenn das Portal fest an ein Kernsystem gebunden ist und über Jahre mit Zusagen zur Verfügbarkeit betreut werden muss.
Fällt Dein Projekt in unsere Ecke?
30 Minuten, wir sehen uns Dein Vorhaben an. Danach weißt Du, welcher Anbietertyp dazu passt, auch wenn die Antwort nicht wir sind.
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