Calendly: Termine und Meetings vereinbaren leicht gemacht

Blogbeitragsbild: Termine vereinbaren leicht gemacht mit Calendly
Mit dem Tool Calendly kannst du ganz einfach Termine mit deinen Kunden vereinbaren, ohne lang E-Mails hin- und herschreiben zu müssen. In diesem Beitrag stelle ich dir das Tool vor.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist Calendly?

Was ist Calendly?

Calendly ist ein Tool, dass dir dabei hilft Termine mit deinen Kunden oder Interessenten zu vereinbaren ohne lange E-Mails hin- und herschreiben zu müssen.
Gerade, bei der Kundenansprache über XING und LinkedIn oder wenn du für Interessenten eine Erstberatung anbietest, ist dieses Tool extrem hilfreich und Zeit sparend.

Wie funktioniert Calendly

Wie funktioniert Calendly?

Mit Calendly kann dein Kunde einfach den für ihn passenden Tag und Zeitpunkt wählen und den Termin vereinbaren. Dabei erhältst sowohl du als auch dein Kunde den Termin direkt in den Kalender eingetragen und du kannst einstellen, dass auch eine Erinnerungsmail kurz vor dem Termin versendet wird.

Es gibt Kalenderintegrationen in Google-Kalender, Office 365, Outlook und iCloud.
Du kannst Calendly direkt auf deiner Webseite einbinden aber du erhältst auch einen Link, den du deinen Interessenten zusenden kannst oder in deine E-Mails einbinden kannst. Die Einbindung auf einer Webseite kannst du dir hier auf unserer Webseite anschauen.

Diese Features kannst du kostenlos nutzen.
Falls du weitere Features oder Integrationen wie etwa Zoom, HubSpot, Google Analytics, Facebook Pixel oder auch Zahlungsanbieter wie PayPal benötigst, gibt es auch eine Premium oder Pro Version. Die Preise starten ab 8 $ pro Monat.

Calendly einrichten

Um Calendly nutzen zu können musst du dich zunächst registrieren. Wie bereits erwähnt kannst du Calendly in der Basic Version kostenlos nutzen.

Sobald du registriert bzw. eingeloggt bist können wir uns dran machen Calendly einzurichten.

1. Neuen Ereignistyp anlegen

Calendly Ereignis anlegen

Im ersten Schritt wählst du aus, ob du ein ein One-on-One-Ereignis oder ein Gruppen-Ereignis erstellen möchtest (Gruppen-Ereignisse sind nur in der kostenpflichtigen Version enthalten).
Anschließend vergibst du einen Namen und eine Beschreibung für dein Ereignis 
Du kannst außerdem den Ort festlegen, an dem das Ereignis stattfinden soll, also per Telefon, Videochat oder persönlich Vorort.

Zu guter Letzt kannst du den Ereignislink bearbeiten und eine Farbe festlegen (die Farbe dient der Übersichtlichkeit bei mehreren Ereignissen).

2. Zeitraum und Dauer festlegen

Calendly Zeitraum und Dauer festlegen

Als Nächstes gibst du die Dauer des Ereignisses an und zu welchen Zeiten und Tagen dieses Ereignis gebucht werden kann.

3. Welche Informationen sollen abgefragt werden

Welche Informationen sollen abgefragt werden?

Nun gibst du an welche Informationen du für das Ereignis benötigst, wie etwa die Telefonnummer.
Du kannst eine Reihe von Feldern hinzufügen, die der Eingeladene soll.

4. E-Mail Benachrichtungen und Erinnerung einstellen

Calendly E-Mail Benachrichtigung und Erinnerung

In diesem Schritt stellst du die E-Mails für die Kalendereinladung und Erinnerungen ein. Du kannst auch die Texte der E-Mails nach Wunsch anpassen.

5. Kalenderverbindung

Calendly Kalenderverbindung

Nun musst du deinen Kalender. Im Konto Menü findest du dazu den Punkt Kalenderverbindungen.

Hier kannst du deinen Kalender verbinden und du gibst an in welchen Kalender die Termine hinzugefügt werden.
Du kannst außerdem Kalender angeben, die auf Konflikte geprüft werden sollen. D. h. Calendly prüft deine Kalender auf bestehende Termine und bietet diese Zeiten nicht zur Terminbuchung an. Auch wenn ein Kunde einen Termin bucht ist dieser Zeitraum für andere nicht mehr auswählbar. Damit werden Doppelbuchungen verhindert.

6. Calendly Link kopieren

Calendly Link

Damit du den Link zu deinem Kalender mit deinen Kunden und Interessenten Teilen kannst, klickst du auf der Startseite einfach auf “Link kopieren” unter dem jeweiligen Ereignis.

Diesen Link kannst du dann einfach versenden oder z.B. in deine E-Mail Signatur packen.

7. Calendly auf deiner Webseite einbinden

Calendly auf deiner Webseite integrieren

Wenn du Calendly nun zu deiner Webseite hinzufügen möchtest, klickst du auf das kleine Zahnrad neben deinem Ereignis und wählst dort “Der Webseite hinzufügen” aus.

Als Nächstes wirst du gefragt in welcher Form du Calendly zu deiner Webseite hinzufügen möchtest.

Calendly Website Integration

Dir stehen drei verschiedene Arten der Integration zur Auswahl.

  1. Inline-Einbettung:
    Lädt die Planungsseite direkt auf deiner Webseite, so wie es auch bei uns der Fall ist.
  2. Popup-Widget:
    Fügt deiner Webseite einen schwebenden Button hinzu, mit dem Calendly in einem Popup gestartet wird.
  3. Popup-Text:
    Fügt deiner Webseite eine Textverknüpfung hinzu, mit der Calendly in einem Popup gestartet wird.

Fazit: Unsere Calendly Erfahrungen

Wir haben bisher nur gute Erfahrungen mit Calendly gemacht. Es vereinfacht die Terminfindung sowohl unter uns Kollegen, als auch mit unseren Kunden und Interessenten ungemein.

Auch unsere Kunden, denen wir Calendly empfehlen, sind von dem Tool mehr als begeistert.

Man spart einfach eine Unmenge an Zeit, wenn man mit jemanden einen passenden Termin vereinbaren muss.

Da wir mit der kostenlosen Version prima zurechtkommen spricht absolut nichts gegen die Nutzung.

Solltest du noch Fragen zu dem Thema haben, stelle sie uns unten in den Kommentaren oder vereinbare einen Termin in dem wir dir die Nutzung von Calendly und weitere Vorteile eines digitalen Vertriebs genauer vorstellen können.

Tariq Baig
Tariq Baig

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